Im vergangenen Jahr wurden insgesamt 2640 digitale Anträge beim Hildener Standesamt eingereicht. Aktuell müssen die Daten aus den Online-Anträgen jedoch noch von Hand in die bundesweit einzige und einheitliche Fachsoftware für das Standesamtswesen übertragen werden.
Dieser manuelle Arbeitsschritt kostet Zeit.
Zeit, die im Standesamt Hilden knapp ist - spätestens seit die Geburtsstationen Langenfeld und Hilden in Hilden zusammengelegt wurden und die Fallzahlen - ohne den kompensierenden Einsatz von zusätzlichem Personal - entsprechend gestiegen sind.
Daher haben sich das Standesamt und die Digitalisierung intensiver mit technischen Möglichkeiten zur Übertragung der Daten beschäftigt. Schnell wurde eine äußerst vielversprechende Lösung identifiziert:
Ein „Roboter“ könnte hier unterstützen und somit anstelle eines Menschen, die erforderliche Daten übertragen. Roboter - die Technik dahinter heißt „Robotic Process Automation“ (RPA) - übernehmen nur fest vorgegebene und klar geregelte Arbeitsschritte.
Eine inhaltliche Prüfung der Anträge bleibt dabei weiterhin Aufgabe der Mitarbeitenden.
Damit ein solcher „Roboter“ in einer Software „arbeiten“ kann, muss er einen eigenen Nutzerzugang zur Software erhalten. Im Rahmen der Klärung, wie ein zusätzlicher Nutzerzugang für einen Roboter beauftragt und angelegt werden kann, wurde klar, dass die Lizenz- und Nutzungsbedingungen der Software für das Personenstandswesen eine Umsetzung der Hildener Idee unmöglich machen, da jeder Eingriff von RPA in die Software herstellerseitig ausgeschlossen ist.
„Auch das ist eine Seite der Medaille und prägt in Teilen den Alltag der Verwaltungsdigitalisierung“, teilt die Beigeordnete Wolke-Ertel mit, „technisch mögliche und vor Ort in den Kommunen - aufgrund stetig steigender Fallzahlen bei knappen Ressourcen - dringend benötigte Entlastungen von manuellen Tätigkeiten sind manchmal nur schwer umsetzbar.“
Da es sich um die einzige bundesweit für das Standesamtswesen genutzte Software handelt und es kein alternatives Programm auf dem Markt gibt, betrifft diese Frage nicht nur Hilden, sondern alle Standesämter in Deutschland gleichermaßen.
„Die aktuellen Modernisierungsbestrebungen von Bund und Land stimmen mich aber zuversichtlich, dass sich die Rahmenbedingungen weiterentwickeln und innovative Lösungen künftig dort eingesetzt werden können, wo sie Verwaltung schneller, effizienter und bürgerfreundlicher machen,“ schließt Wolke-Ertel, „wir bleiben am Ball.“